학원 개인정보보호법에 대한 인지 필요는 느끼지만 실제로 이해하기에는 쉽지 않다고 생각하는 학원설립 · 운영자 분들이 많을 것 같습니다. 개인정보와 개인정보보호법을 이해하며, 학원에 적용해 보겠습니다.
"개인정보"란 쉽게 표현해 살아 있는 '개인'을 식별할 수 있는 정보입니다. 신분, 사회경력, 경제관계뿐만 아니라, 사상이나 종교 등의 비가시화된 정보 또한 개인정보에 해당합니다. 물론 지문, 홍채 등의 생체인식정보 또한 개인정보입니다.
- 이름, 주민등록번호, 주소, 가족관계, 본관 등
- 가명처리*되어 특정 개인을 알아볼 수 없는 정보(이하 "가명정보")
* "가명처리"란 개인정보의 일부를 삭제 or 일부 또는 전부를 대체하는 방법으로
추가 정보 없이 특정 개인을 알아볼 수 없도록 처리하는 것을 의미합니다.
이때, "처리"는 개인정보의 수집, 생성, 연계, 연동, 기록, 저장, 보유, 가공,
편집, 검색, 출력, 정정, 복구, 이용, 제공, 공개, 파기 등을 포함합니다.
- 건강상태, 신장, 체중 등의 신체적 특징, 병력, 장애정도
- 학력, 직업, 자격, 전과 여부
- 소득규모, 재산보유상황, 거래내역, 신용정보, 채권채무관계
- 수강생 또는 강사의 개인정보(이름, 수상 및 경력, 학력, 대학 합격 여부 및 대학 명 등)을 이용하여 학원을 홍보할 때에는 정보주체 본인의 동의*가 필요합니다. ex) XX고 OOO △△대학교 합격
* 다만, 정보주체 본인이 14세 미만인 경우 보호자(법정대리인)의 동의가 필요합니다.
- 상담을 목적으로 개인정보를 수집할 때에는, 재학여부, 소속 학교명, 계열 등 상담에 반드시 필요한 최소한의 범위 내에서 수집해야 합니다.
- 레벨테스트를 진행하거나 반 배치를 하고자 할 경우에도, 최소한으로 개인정보(이름, 연락처)를 수집하여 실시하며 합격여부 및 반 배치 결과는 당사자/보호자에게 직접통보 하거나 임시번호(접수번호)를 통해 게시합니다.
- 상담을 받은 당사자가 수강을 결정하지 않은 경우, 5일 이내에 상담 내용과 테스트 결과를 파기해야 합니다.
- 볍령에 의해 의무화된 개인정보(수강생 대장 : 성명, 생년월일, 주소, 전화번호, 교습과목)는 당사자의 동의 없이 수집 및 이용할 수 있습니다.
- 수강계약 외 추가 서비스(심화과정 운영, 진학지도 등) 제공을 위해 필요한 개인정보는 최소한으로 수집하며, 동의를 얻어야 합니다.
- 미성년 수강생의 지도를 위하여 친권자(보호자)의 연락처 등을 수집할 때에는 친권자의 동의가 필요없습니다.
- 영수증 발급에 필요한 최소한의 정보는 납부자, 등록번호, 성명, 생년월일, 교습과목으로, 규정 서식이 없는 경우에는 개인정보 수집 · 이용 원칙에 따라 서식을 마련하거나 활용합니다.
- 수강생 등의 개인적보는 관리적, 기술적, 물리적 조치를 통하여 안전하게 보관합니다. ex) 내부관리계획 수립 및 시행, 개인정보 보호책임자 설정, 주민번호 보관 시 암호화 등 실시
* 다만, 상시 근무인원 5인 이하의 학원 등은 내부관리계획을 수립하지 않아도 됩니다.
- 업무 수행 과정에서 개인정보를 수집 및 활용할 때, 제3자에게 제공을 금지하며 유출 및 노출을 주의합니다.
- 수강생으로부터 본인의 개인정보에 대한 확인(열람), 정정 또는 삭제, 처리정지 요구를 받은 경우 10일 이내에 결과를 통지해야 합니다.
- 수강생이 퇴원하는 경우, 수집한 정보는 5일 이내에 파기하는 것이 원칙입니다.
- 인쇄물은 파쇄 또는 소각, 전자 파일은 정보 파기용 소프트웨어 등을 활용하여 복원 불가능한 방법으로 파기합니다.
그 밖에, 학원강사(재직자)의 임금대장 작성 등을 통한 개인정보 처리는 동의 없이 가능합니다. 또한, 학원강사 가족에 대한 복리후생 제공을 위해 가족의 개인정보를 수집, 이용하는 경우에는 가족의 동의가 필요하지 않습니다. 학원설립 · 운영자는 강사의 성명, 성별, 생년월일, 학력(전공과목), 경력, 소지자격증, 채용일을 학습자가 확인하기 쉬운 글씨 크기로 작성하여 매월 1일 기준으로 게시해야 합니다.
또한 학원의 개인정보 관리 시스템과 담당자의 PC를 관리하기 위해서, 비밀번호 설정, 백인 소프트웨어 설치, 방화벽 기능, 암호화 기능을 적용해야 합니다.
